Management für Tagungen in Deutschland

Management für Tagungen in DeutschlandSoftware-Lösungen und Internetkommunikation haben auch vor dem Tagungsmanagement in Deutschland nicht haltgemacht. Viele Prozesse, die früher nur mit einem hohen Aufwand an Manpower zu bewältigen waren, lassen sich heute mit Management-Systemen viel leichter handhaben. Die wichtigste Hilfe in diesem Bereich ist das Teilnehmer Management System. Hier ist die Masse der zu erfassenden Daten und ihrer Auswirkungen auf die verschiedenen Bereiche der Tagungsorganisation so hoch, dass sie von einzelnen Mitarbeitern nicht mehr koordiniert werden können.

Natürlich ist jeder Computer nur so schlau, wie ihn der Anwender macht. Für das Teilnehmer-Management bedeutet das, Anmeldeformulare so zu strukturieren, dass sie jede Auswirkung von außen durch einen Teilnehmer auf das Tagungsmanagement erfasst: Anreise, Unterkunft, Verpflegung, Gebühren, Unterlagen, Vorträge, Hilfsmittel, Konferenztechnik, Teilnahme an Workshops, Aktivitäten im Rahmenprogramm usw. Dieser Teil wird mit der internen Planung verbunden.

Mit der Online-Anmeldung stehen die Datensätze zur Verfügung, ohne dass sie noch einmal nachbearbeitet werden müssen. Fehler bei Übertragungen sind ausgeschlossen. Jede Anweisung ist rückverfolgbar zur Anforderung durch den Teilnehmer. Nicht ausgefüllte Felder werden automatisch als Rückfrage versandt. Für das Erscheinungsbild und die Textformulierungen in der Online-Kommunikation kann das Design des Veranstalters oder der Tagung eingesetzt werden. Das schafft eine bessere Außendarstellung, insbesondere zu den Medien.

Durch die strukturierte Aufbereitung der Anmeldung kann das Management-System automatisch arbeiten. Jede Angabe eines Teilnehmers läuft über definierte Schnittstellen und wird so als Information in jeden Bereich übertragen, der für die Realisierung der Anforderung zuständig ist. Die Arbeit wird nicht per Auswertung vergeben, sondern als direkte Anforderung. Sind bestimmte Limits erreicht, gibt das Management-System ein entsprechendes Zeichen. Entweder wird der Bereich dann für weitere Anforderungen geschlossen oder es werden Erweiterungen geschaffen. Jeder Bereich und das gesamte System sind jederzeit auf dem neuesten Stand für alle autorisierten Mitarbeiter einsehbar. Das Controlling ist nicht mit der Klärung von Rückständen beschäftigt, sondern mit der offensiven Gestaltung des Projekts.